Kako ogranizovati korporativnu proslavu

Povodi za korporativne proslave su različiti. Bilo da se radi o danu firme, proslavi uspešno obavljenog projekta, proslavi završetka godine, proslavi posvećenoj kupcima ili drugim povodom, bitno je da sve pravovremeno i tačno isplanirate kako ne bi došlo do grešaka i neuspeha same proslave.

Bitne informacije kako biste ušli u proces organizovanja proslave su: željeni datum proslave, broj zvanica koje pozivate na proslavu i budžet koji je firma spremna da izdvoji za organizaciju proslave.

Svi u firmi žele da proslava protekne perfektno, bez greške. Međutim da li je uvek tako? Nažalost nije.

Na korporativnoj proslavi veliki broj stvari može krenuti naopako: nestručni konobari, manjak osoblja, gužve na ulazu, nedostatak parkinga, loše ozvučenje, jako loša i hladna hrana, bend koji zvuči loše, pocepani stonjaci, okrnjen tanjiri, prljavi toaleti, pa čak i nestanak struje, neodgovoaran menadžment, otkazivanje proslave...

Kako bismo sve ovo na vreme sprečili i obezbedili sigurnu proslavu i kvalitetan provod, bitno je sve detaljno isplanirati. Prva i ujedno najbitnija stavka u tom planu je izbor restorana kome ćemo posvetiti organizaciju proslave.

Prema našem mišljenju to svakako mora odlučiti neko ko je organizovao veliki broj proslava u raznim restoranima u gradu, ko poznaje do detalja svaki prostor, njihovu uslugu i zna šta se može očekivati od svakog restorana.

Trenutno najpoznatija kompanija koja za čak 70 restorana u Beogradu radi prodaju i organizaciju korporativnih evenata je Event grupa. Njihov sajt, event-centar.rs je mesto na kome se nalaze ponude, cene i fotografije svih relevantnih event centara u Beogradu. Takođe, tamo se nalaze i komentari ljudi koji su organizovali proslave u tim objektima što vam može biti objektivan parametar u izboru idealnog mesta za proslavu.

Na njihovom sajtu sagledaćete detaljno sve prednosti i mane objekata i sigurno pronaći odgovarajući restoran. Još jedna, veoma bitna stvar vezana za ovaj sajt je ta da će vam pri samom odlučivanju veliku podršku pružiti tim stručnjaka iz Event grupe koji se već godinama bave organizacijom korporativnih proslava. Njihov broj naći ćete na njihovom sajtu. Još jedna bitna stvar je ta da je njihova usluga potpuno besplatna!

Kada se uz pomoć profesionalaca iz oblasti organizovanja evenata odlučite za mesto na kome ćete organizovati proslavu, sledeća stavka je definisanje ponude hrane i pića koja će biti dostupna gostima na proslavi. U zavisnosti od postavke sale na koju se odlučite (banket sedenje ili koktel stajanje sa barskim stolovima), potrebno je izabrati odgovarajući menu. Imajte u vidu vreme u koje počinje vaša proslava, pa se u skladu sa tim odlučite za ponudu hrane.

Kada je u pitanju koktel proslava (stajanje), pametno je opredeliti se za finger food varijantu. Što se tiče karte pića, izbor zavisi od toga kakav efekat želite da postignete sa proslavom. Ukoliko su većinom Vaši kupci na proslavi, a želite da prikažete jačinu i status vaše firme, nije loše ubaciti u ponudu malo ekskluzivnija pića. Razlika u ceni je uglavnom mala, ukoliko uspete lepo da ispregovarate.

Nakon ponude hrane i pića, potrebno je da napravite satnicu i protokol proslave. Vreme trajanja korporativne proslave je uglavnom od 5 do 6 sati. U to vreme je potrebno da računate na dolazak gostiju, smeštanje, posluženje, kratak govor, neki zanimljiv sadržaj ili interakciju sa gostima i naravno žurku.

Takođe je bitno da uz savet menadžmenta restorana na vreme napravite raspored sedenja i pošaljete imena gostiju. Hostese će pomoću tih spiskova smeštati goste na njihova mesta, a bilo bi odlično da svaki gost dobije simboličan poklon, promo materijal ili slično.

Proslava firme treba da bude događaj na kome se svi radnici osećaju lepo, uvaženo i osećaju zahvalnost firme za posao koji su uradili tokom godine. Kupci i ostali gosti van firme je potrebno da osete snagu firme, besprekornu organizaciju i da im pružite osećaj da osim poslovnog, gradite sa njima i neki viši odnos.

Sledeća stavka u organizaciji proslave je veoma bitna. To je izbor benda koji će nastupati. Bend se ne bira nasumično niti zato što ga je neko slušao pre 2 godine (od kada se sastav verovatno promenio). Niti zato što ste čuli kako dobro zvuče na You Tube-u. Izbor benda za proslavu se vrši tako što se definiše budžet za bend, željena vrsta muzike i angažuje neko stručan u tom domenu, koji će vam pružiti podršku svoim znanjem i iskustvom da izabere najbolji bend.

Naš predlog je takođe event-centar.rs, ali svakako možete angažovati i nekoga iz vaše firme ko poseduje veliko iskustvo vezano za organizaciju proslave i upućen je u rad, pouzdanost i kvalitet bendova za proslave.

Ukoliko ipak odlučite da sami bez nečije pomoći tražite bend, obavezno idite da ih čujete uživo, obratite pažnju na ozvučenje, repertoar, atmosferu koju prave, način interakcije sa publikom, ponašanje na bini...

Organizacija korporativne proslave predstavlja veoma složen proces kome je potrebno ozbiljno pristupiti. Proslava koja je kruna uspešne godine za vašu firmu ne sme da bude ništa manje od savršene. Greške u poslovanju se daju ispraviti, greške na proslavi ne. Ne smete dozvoliti da nešto krene onako kako niste planirali. Ukoliko se proslava ne organizuje profesionalno, u najboljem slučaju imaćete tek jednu žurku koja je kao i svaka druga, nekima dosadna, nekima samo mesto gde će popiti i malo se zabaviti.

U najgorem slučaju, proslava bez dobre organizacije će biti jedan debakl na koji ćete uzaludno potrošiti novac i želeti da se što pre zaboravi. S druge strane, ukoliko organizujete proslavu na pravi način, imaćete efekat oduševljenja svih zvanica, događaj koji će se prepričavati, radnike koji će vam biti zahvalni i ujedno se osećati lepo što su deo firme i poslovne partnere koji će biti zadivljeni Vašom organizacijom!

Zato ćemo ponoviti, ne rizikujte sa proslavom, angažujte profesionalce. Nadjite nekoga ko je organizovao veliki broj proslava i potražite savete. Naš predlog je svakako event-centar.rs čiji profesionalci iz ove oblasti iza sebe imaju organizovanih preko 1.000 korporativnih evenata.

Potrudili smo se da vam u ovom tesktu iznesemo nekoliko bitnih segmenata iz oblasti organizacije korporativnih događaja. Želimo da vaša proslava protekne baš onako kako ste je zamislili i da se dugo ponosite njom! Makar do sledeće proslave, koja naravno mora biti bolja od ove prethodne!